Veel hotels hebben de personeelsplanning uit Excel of een tool ergens geprint op de afdeling hangen. Daarmee hebben zij twee zekerheden: onnodige kosten en omzetverlies.

Een planning is belangrijk, maar uiteindelijk maar een onderdeel van een proces. Realisatie en communicatie maken het tot de noodzakelijke Workforce Management oplossing. In de praktijk hebben directie en hoger management daar nog altijd een blinde vlek. Uit cijfers blijkt dat de brutowinst per kamer 12% hoger kan zijn voor hotels die het proces wel goed ondersteunen.^[1][2] De kostenbesparing voor overhead en sales en marketing zijn nog niet eens meegenomen in die berekening. Evenmin de additionele omzet per kamer en die van complementaire processystemen terwijl die daar wel op van toepassing zijn. Je zou denken dat hoteliers actief beleid voeren op Workforce Management. Mede vanwege blijvende en toenemende concurrentie en daardoor druk op kamerprijzen. Maar ook de druk op bezettingsgraden en boekingsniveaus^[3] en de exponentiële groei van buitenlandse toeristen in Nederland.^[4] Wat dient er geleerd te worden van hoteliers die intussen al wel genieten van die kostenbesparingen?

Hoteliers dienen eerst zelfbewust te worden van de inefficiënte werkprocessen. Dat duurt vaak langer dan een jaar en daar zijn verschillende soorten afspraken voor nodig met de juiste stakeholders. Een eerste kennismaking werkt vaak al heel verhelderend. Het geeft inzicht in de manieren waarop een planning tot stand kan komen, hoe uren verwerkt kunnen worden, realtime stuurinformatie en communicatie met personeel en andere systemen. Data vanuit reserveringssystemen, financiële systemen, kassa-systemen en zelfs van uitzendbureaus kunnen gebruikt worden.

Nu wordt de planning vaak op onderbuik gevoel gemaakt of nog erger, met een kopie van de voorgaande periode. Registraties zijn er vaak niet. Onder en -overbezetting zijn daarmee onvermijdelijk met alle negatieve ervaringen voor de gasten en medewerkers. In deze blog leest u wat de gevolgen daarvan zijn. Andere consequenties zijn:

• Het handmatig, dubbel en foutgevoelig overboeken van uren,
• Geen aan- en afwezighedenoverzicht hebben,
• Incorrecte journaalposten,
• Het overtreden van de arbeidstijdenwet,
• Medewerkers hebben geen inzicht in de actuele planning,
• Verlofaanvragen worden nog mondeling of schriftelijk verwerkt,
• Bovendien wordt het proces als onprettig ervaren door beide partijen.

Dat alles terwijl horeca juist dringend personeel nodig heeft.^[5] Vanwege het hoge verloop wordt soms besloten personeel pas enkele dagen na indiensttreding op te voeren in het HR-systeem om ‘administratieve rompslomp en betalingsproblemen te voorkomen.’

Het is mooi om te ervaren dat, los van de specifieke doelstellingen, de meerwaarde zich altijd uit in de welbekende zaken:

• Sturen op KPI’s (zoals budgetten),
• De ideale planning,
• Real-time inzicht in de planning en kosten,
• Synergie tussen systemen,
• Hogere gast en -medewerkerstevredenheid,
• Meer taakvrijheid.

Klassieke sectoren zoals retail en industrie hebben die processen al in het DNA. Voor hotels, in het bijzonder voor ketens, komt daarbij dat overnames orde van de dag zijn. Dat betekent: een nieuwe eigenaar, een breder IT-landschap en andere werkprocessen. Hotels die zich herkennen in bovenstaande beschrijving waarderen het om vanuit best practices geadviseerd te worden.

In de volgende fase hebben hoteliers keuzes gemaakt ten aanzien van de processen:

• Hoe willen we de hiërarchie / structuur / afdelingen inrichten?
• Hoe gaan we verlof uitwisselen?

Meer inhoudelijke keuzes worden soms ook al gemaakt:

• Hoe worden kostenplaatswijzigingen verwerkt?
• Op welke dag start de dienst van de nachtportier?

De mogelijkheden van het systeem helpen hoteliers die keuzes centraal te maken. De laatste jaren is de rol van IT-leveranciers dan ook verschoven naar die van een kennispartners. Door voorbeelden en keuzes van andere hotels te demonstreren wordt het resultaat tastbaar. Dat vergroot de kans op een succesvolle implementatie enorm. Op die manier gaat een Workforce Management oplossing ook leven voor andere afdelingen dan alleen operatie (planning).

Softbrick ontwikkelt, implementeert en onderhoudt Workforce Management oplossingen voor top 100 organisaties in binnen en -buitenland. De software is volledig web-based en wordt aangeboden als SAAS-oplossing voor maximale ontzorging van de klant. Softbrick houdt rekening met CAO’s (tegelijk en interpretaties), de ATW, GDPR/AVG en is ISO-27001-gecertificeerd waardoor klanten de garantie hebben op handelen naar wet en -regelgeving. Strategische partnerships, vrije rekenregels en een modulaire opbouw bieden de ideale oplossing zonder maatwerk.

[1] Wat kost een hotelkamer | Rekenkamer (Youtube)
[2] https://softbrick.nl/voordelen–workforce–management/ 
[3] https://www.hospitality–management.nl/meer–concurrentie–en–prijsdruk–hotelbranche–19828  
[4] https://www.nrc.nl/nieuws/2018/10/10/toerismesector–29–miljoen–buitenlandse–toeristen–in–2030–a2417407 
[5] https://www.missethoreca.nl/horeca/nieuws/2018/09/personeelstekort–horeca–10–000–vacatures–structureel–niet–in–te–vullen–101309064